Herausforderung: Komplexität im Quadrat

Das Transformationsprogramm „4US“ steht vor der anspruchsvollen Herausforderung zwei getrennte Tochterunternehmen der EnBW AG in einer gemeinsamen SAP S/4HANA Cloudarchitektur zusammenzuführen. Es ist das zentrale IT-Modernisierungsprojekt unserer Kunden der EnBW ODR, der naturenergie und deren Netzgesellschaften, um unterschiedlicher Altsysteme in den Marktrollen Lieferant, Netzbetreiber und Messstellenbetrieb an neue technologische Standards anzupassen. Es werden dabei Geschäftsprozesse, Rollen und Abläufe harmonisiert. Eine besondere Herausforderung sind die zwei heterogen gewachsenen Unternehmenskulturen als Basis. Ziel ist es Synergien in der Abrechnung von ca. 500.000 Zählpunkten zu nutzen. Die Ausgangslage ist geprägt durch eine hohe Komplexität und erheblichen Risiken für die Transaktionssicherheit der künftigen Soll-Prozesse. Zudem reichen die bestehende Governance-Struktur und die vorhandenen Steuerungsinstrumente nicht aus, um den Projekterfolg sicherzustellen. Bisher führte ein hoher operativer Aufwand zu gering sichtbarem Fortschritt, während klare Verantwortlichkeiten, ein belastbares Produkt-Backlog und aussagekräftige Prozessdaten fehlen. Die Projektleitung war stark in die operativen Tätigkeiten eingebunden, was die strategische Führung des Programms erschwerte.

Lösung

Ziel ist es, durch effektive Zusammenarbeit und Steuerung aller Projektmitglieder Geschäftsprozesse transaktionssicher in der Cloud abzubilden und den Go-live pünktlich zu realisieren. Durch Manage Now wurde eine Landkarte der Geschäftsprozesse als Steuerungsinstrument im Projekt etabliert. Sie ermöglicht transparente Planung, Steuerung und Fortschrittskontrolle der fast 200 Projektmitglieder in Cross-funktionalen Teams. Manage Now hat eine neue, agile Ablauforganisation mit durchgängigem Rollenmodell entworfen und implementiert. Eine laufende methodische Begleitung der Teams sichert die Erfolge ab. Die nun belastbare Projekt-Governance wird von Manage Now durch ein belastbares Test- und Risikomanagement gestützt.
Folgende Lösungsbausteine hat Manage Now iterativ im laufenden Projekt verankert:

1. Geschäftsprozesse bilden den inhaltlichen Kern von ERP-Systemen. Durch Manage Now wurde ein häuserübergreifendes, harmonisiertes Geschäftsprozessmanagement ins Projekt eingeführt, verankert und eigene Kompetenzen aufgebaut. Ende zu-Ende modellierte Soll-Prozesse geben nun Klarheit und Orientierung für Ziele, Fortschritt und Arbeitsstruktur. Sie bilden die Basis zur abgestimmten Zusammenarbeit für Cross-funktionale Teams aus IT und Fachbereichen beider Häuser.
2. Ein neues Modell der Zusammenarbeit zwischen den beiden Unternehmen aber auch zwischen IT und Fachbereichen wurde durch Manage Now kontextsensitiv entworfen und etabliert. Dies war erforderlich aufgrund der Komplexität des Wandels in Technologie, Prozessen und Arbeitskultur. Die ergebnisorientierte, crossfunktionale, agile und häuserübergreifende Zusammenarbeit wurde damit gestärkt. Durch individuelles Coaching, eine einheitliche Methodik, synchrones Vorgehen und Big Room-Planning-Events wurden Ergebnistransparenz, Fortschritt und Vertrauen des Teams in den Go-Live nachweislich gesteigert.
3.  Zur einer effektiven Projektsteuerung hat Manage Now maßgeblich beigetragen, um den Aufwand zu reduzieren und deren Wirkung zu verstärken. So wurden angepasste Steuerungsmechanismen, wie Berichts- und Kommunikationsstrukturen sowie Qualitätssicherungsmechanismen implementiert. Ein strukturiertes Test- und Risikomanagement sowie ein prozessbasiertes Fortschrittstracking sorgen nun für Klarheit, Transparenz und Entscheidungssicherheit.

Impact bei den Kunden

Die agile und ergebnisorientierte Neuausrichtung von 4US durch Manage Now beschleunigte das Projekt und macht Fortschritt sichtbar. In einem regulatorisch und organisatorisch sehr anspruchsvollen Umfeld wurde das Großprojekt neu orchestriert, um energiewirtschaftliche Kernprozesse für jeweils 3 Marktrollen zu harmonisieren, zu modellieren, zu testen und in S/4 HANA betriebsreif bereitzustellen. Das Projekt läuft noch, doch schon jetzt sind Erfolge greifbar:

• Planung, Steuerung und Fortschrittskontrolle der fast 200 Projektmitglieder in 14 Cross-funktionalen Teams ist transparent
• Klarheit und Orientierung für Ziele, Fortschritt und Arbeitsstruktur auf Basis des Geschäftsprozessmanagements
• Häuserübergreifende Zusammenarbeit ist gestärkt
• Lernzyklen sind verkürzt, Agilität und Veränderungskapazität sind gesteigert
• Wirksame Projekt-Governance Struktur ist etabliert
• Projektrisiken sind transparent und werden mitigiert
• Vertrauen in Vorgehensmodell, Planung und erreichbare Ergebnisse ist gestärkt